一、档案室的管理职能及其存在的意义
　　1、档案管理职能的主要表现
　　第一，承载管理实施过程，规范管理秩序、行为准则，提供管理工具框架；记录、约束管理工作流，使组织管理规范与稳定运行，提高管理的运行效率。
　　第二，对信息数据进行结构化、资源化技术处理，使信息固化与管理权威外化，为组织主体管理提供真实、完整、可靠的文件维护和管理流程督察机制，增加组织管理的延续性和公信度。
　　2、档案整理的意义
　　第一，准确反映企业历程。档案记录企业何时开业，创业者是谁，战略目标调整过几次、企业发展何时平稳、何时动荡，原因何在，可以从中找到规律和解答。
　　第二，防患企业商业秘密外泄。档案无不涉及商业机密，若无统一管理，任凭管理人员个人处置，容易丢失泄密。档案不仅要统一管理，管理者还要有保密意识。
　　第三，决策制订的参谋帮手。企业做决策往往都要查找历史数据，进行同比分析或方案对比，没有档案就无法进行。
　　第四，企业宣传的资料库。企业进行宣传时，只需在档案室调取资料，不打乱正常工作，档案管理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。
　　二、一般工程项目管理中涉及项目合同的管理方法
　　项目管理机构是合同管理主体，也是合同承办部门。合同签订应由当事法人或其授权代理人签字，加盖各方单位合同专用章（或法人公章），同时提供法定代表人身份证明书；授权代理人签字的，还应提供授权委托书。
　　合同履行完成，承办部门做好终止记录，收集履行合同过程中所有与合同有关的资料，做好经济往来和结算；并将资料交财务部审核，审查后及时将所有合同档案资料移交档案部门整理归档。
　　三、档案室如果管理未完成合同产生的不良因素及为公司带来的不良影响和风险
　　1、合同未履行完毕交与档案部门归档，期间有许多不确定因素可能造成合同变更。由档案管理不能进行归档保存，这样会延长合同变更的周期，不能很好地保证商务洽谈的时效性。而且会给单位带来“不懂变通、效率慢”的不良影响。
　　2、档案员对未装订成册并做好详细标注的合同归属及内容不能像项目部门那样具体的了解，只能从合同中所注明内容进行划分。这样可能会造成合同归属的交叉，增加后期查阅时的不便。
　　3、合同从准备工作开始，包括投标文件、中标通知书、正式的合同、测算表、施工图、安全协议书、廉洁合同，也可能会有补充合同或签证。若不能在归档前做好子合同的归属，而是零散交由档案室管理分类，很可能造成这些后续协议和子合同的误分，导致合同存档的不完整性。
　　总体来说，由档案管理者管理未履行完毕的合同是有些不必要的风险，本人提出以下工作建议：
　　1、在合同未完成期间，公司设专人专责管理，熟悉工程项目、竣工资料、合同法、费用决算的内容，为公司将不良影响及风险降至最低。
　　2、由项目部门检查审核合同内容及签章是否齐全，确保合同的完整性。在期满后，将已完结的合同整理装订并做好每份合同的归属问题，集中交与档案室进行分类、编号并编制电子目录及成册入盒。这样不会误分合同的归属，也能让每份签订在母合同上的子合同装订在一起，不至于编乱合同编码，便于以后查找及使用工作。